Data room : définition, contenu et préparation
Qu'est-ce qu'une data room ? Pourquoi la préparer avant le premier rendez-vous, ce qu'elle contient et comment l'organiser.
La data room est l'espace où l'investisseur vérifie ce que vous lui avez présenté en rendez-vous. La préparer tôt a deux effets concrets : la levée avance plus vite une fois l'intérêt confirmé, et vous découvrez vous-même les points faibles du dossier avant qu'un investisseur ne les découvre en due diligence.
Ce qu'elle contient
- Juridique : Kbis, statuts, pacte d'associés, table de capitalisation, décisions d'assemblée, plans de BSPCE.
- Finance : comptes annuels, situation intermédiaire, prévisionnel, endettement, attestations fiscales et sociales.
- Commercial : principaux contrats clients, répartition du chiffre d'affaires, indicateurs clés.
- Équipe : organigramme, contrats des dirigeants et salariés clés.
- Propriété intellectuelle : marques, brevets, cessions de droits des développeurs et prestataires, noms de domaine.
- Contrats et conformité : fournisseurs clés, bail, assurances, registre RGPD, litiges en cours.
Les points qui bloquent le plus souvent
- Le code n'appartient pas à la société. Sans cession de droits signée par chaque développeur indépendant, l'investisseur ne sait pas exactement ce qu'il finance.
- Une table de capitalisation approximative. Chaque instrument (BSPCE, BSA, convertibles) doit y figurer, avec sa date et son prix d'exercice.
- Des noms de domaine ou une marque au nom d'un fondateur plutôt qu'au nom de la société.
- Des engagements oubliés : prêts d'honneur, clauses de changement de contrôle dans un contrat client important.
Organiser l'espace
Un dossier par catégorie
Numéroté, pour pouvoir y faire référence dans les échanges par e-mail.
Des accès par investisseur
Pour savoir qui a consulté quoi et pouvoir retirer un accès si la discussion s'arrête.
Un index à jour
La liste des documents, avec leur date et leur statut de dépôt.
Une data room prête avant le premier rendez-vous, même incomplète, envoie un signal de sérieux aussi fort que le contenu lui-même. Notre checklist liste les 27 documents les plus demandés, avec pour chacun la raison pour laquelle l'investisseur le demande.